Organisation administrative et financière d'une école

Élèves en recréation

L’école est considérée comme une entreprise de production dont le directeur est le « chef », les élèves « matières premières », les enseignants et les autres membres du personnel « le travail » (outils) et les élèves forment « le produit fini ou semi-fini ».
De cette manière, l’école doit être gérée, dirigée et organisée conformément aux principes de l’organisation scientifique du travail qui régissent toute entreprise qui recherche de l’efficacité, le succès.
L’organisation d’un service (une entreprise, une affaire privée, une école, …) Consiste à :
a)   Lui procurer tout le moyen financier matériel, humain, informationnel, temporel,… nécessaire à son bon fonctionnement et à son bon développement.
b)     Réglementer l’utilisation de ces moyens par des principes, des mesures, dispositions, procédures, et adéquates en vue de rendre la tâche de chacun et de tous plus facile, efficiente et efficace.
L’organisation d’une école, sous ses divers aspects est certes sous la responsabilité du chef d’établissement (directeur de l’école) comme premier concerné mais pour qu’elle soit efficace, elle doit être le résultat des efforts coordonnées de plusieurs agents à savoir :

a.   Agents internes

·    Le directeur, chef d’établissement.
·    Le directeur adjoint ou conseiller pédagogiques
·    Les enseignants
·    Les secrétaires et autres agents administratifs.
·    Les élèves
·    Les ouvriers.

Les attributions et apport de chacun de ces agents à l’organisation de l’école sont fixés par voie réglementaire (exemple arrêté départemental n° DEPS/CCE/001/00346/88 du 17 octobre 1988 portant organisation administrative des établissements d’enseignement national de niveau maternelle, primaire et secondaire au Congo). 

b.   Agents externes
-     Les inspecteurs : ce sont les yeux et les oreilles de l’état, chargés de contrôler l’exécution des l’instructions officielles et d’évaluer le niveau de l’enseignement.
-     Les conseillers d’enseignement : ils sont chargés de mêmes attributions que les inspecteurs dans le cadre précis des écoles d’un réseau d’enseignement donné.
-     Les parents : Ils ont le devoir et le droit d’intervenir dans la gestion de l’école à la quelle ils confient leurs enfants. Les formes de leur intervention sont notamment : la participation aux frais scolaires, aux réunions des parents, contrôle financier.
-     Les instances hiérarchiques : la sous division ou la coordination, la division régionale de l’enseignement primaire et secondaire, le département de l’EPSP.
Elles fournissent les instructions directives qui doivent guider les chefs d’établissement pour bien gérer leurs écoles. Les chefs d’établissements doivent se montrer très ouverts à la collaboration de ces agents externes. Les différents aspects de l’organisation administrative d’une école peuvent être répertoriés à la manière suivante :
1.   Répartir équitablement les tâches et responsabilités entre agents de l’école càd chacun doit connaître ses attributions.
2.   Organiser l’emploi du temps : le chef d’établissement doit organiser son temps et celui de ses agents conformément au calendrier établi afin d’éviter les pertes inutiles de temps et le retard dans l’exécution du programme de l’année.
3.   Gérer convenablement son personnel : recrutement, mise en place, constitution des dossiers, information au SECOPER, contrôle d’assiduité, de ponctualité et de signalement à la fin de l’année.
4.   Instaurer la discipline à l’école : établir et faire respecter un règlement d’ordre intérieur (ROI) de l’école.
5.   Diriger des réunions de service :
·    Réunions pédagogiques : celles qui partent sur l’enseignement dans les classes.
·  Réunions administratives : Ce sont des réunions que le chef d’établissement peut convoquer soit pour mettre son personnel au courant d’une instruction vit pour parler, soit pour parler d’un problème de discipline,…
6.   Rédiger et expédier les rapports et palmarès scolaires.  
·    Rapports de rentrée scolaire
·    Rapport trimestriel.
·    Rapport de fin d’année +palmarès
·    Rapport circonstanciel et statistique
7.   Inscrire les nouveaux élèves et constituer leur dossiers : vérifiés les limites d’âges, le minima et maxima par classe, l’authenticité des pièces scolaires.
8.   Organiser les contacts et la collaboration avec les parents : constituer un comité des parents, organiser les réunions des parents, informer régulièrement les parents de la situation générale de l’école ou celle de leurs enfant : en particulier en leurs communiquant les points.
9.   Assurer la correspondance administrative : rédaction, dactylographie, signature, archive,…
10. Tenir les documents officiels exigés au directeur :
a.   Document administratif : en rapport avec l’organisation matériel.
b.   Document pédagogiques : en rapport avec les élèves.
-     PV de la délibération
-     PV de la réunion des professeurs
11.          Organisation d’un classement dans le bureau pour pouvoir se retrouver dans cette paperasse et cette documentation abondante un classement judicieux est nécessaire ;
12. Assurer la gestion financière de l’école : élaborer les prévisions budgétaires et les présenter au conseil des gestions de l’école. Percevoir les différents frais fixés par arrêté ou par comité des parents.
13. Multiplier autres activités telles que : signer les bulletins des élèves, réglementer de leçon dans l’horaire, organiser une mutualité. Terminons ce point en parlent brièvement de l’organisation de l’EPSP (enseignement primaire, secondaire et professionnel) du Congo Kinshasa.
Le département de l’EPSP est une entreprise où une administration dont importe d’assurer les services.