DOCUMENTS TENUS PAR UN DIRECTEUR D’ÉCOLE

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D’une manière générale le directeur tient 12 documents, dans les écoles où les classes ne sont pas nombreuses, le directeur peut aussi être un titulaire d’une classe. Notez que cette classe sera modèle. En plus de cela, le directeur doit s’occuper de l’expédition en temps voulu de différent rapport concernant l’école et son fonctionnement.

1.   Registre matricule

Les renseignements suivants y sont transcrits : nom et post nom (prénom), date et lieu de naissance, origine, nom des parents, leur fonction, adresse à domicile, école antérieurement fréquentée par l’élève (dans le cas ou l’élève provenait d’une autre école), la religion. L’élève nouveau reçoit lors de l’inscription un numéro qu’il gardera tout au long de ses études de cette école, la date d’inscription devra être mentionnée. Lors de son départ le directeur y indique le (s) motif (s) et lui délivre au besoin une attestation d’études incomplètes et de fréquentation.  Ici est indiquée l’identité de l’élève.

2.   Fichier scolaire

Il contient des fiches pour chaque élève. Une fiche joue un rôle pédagogique et éducatif, certains en fournissant des renseignement sur les valeurs intellectuelles (résultats scolaires), redoubles des classes, morales (conduites, relations avec ses camarades et sur la santé, aptitude physique, état générale de l’élève). Le maître doit le suivre de près. La fiche sera tenue avec respect professionnel et ne peut par conséquent être à la porté de personnes étrangères. Le fichier scolaire a l’avantage d’être plus complet que le registre matricule. Mais, certains préfèrent actuellement le dossier ou fichier car il donne tous les renseignements nécessaires.

3.   Les dossiers du personnel

Le dossier comprend :
-     un certificat d’aptitude physique
-     Une photocopie du diplôme, brevet, certificat d’études faites.
-     Les attestations de service rendu,
-     Une attestation de connaissance
-     Cas d’un marié : un extrait d’acte de mariage, de naissance de chaque enfant.
-     Eventuellement une attestation de bonne vie et mœurs.

4.   Fourniture scolaire

Les fournitures scolaires se composent de manuels, cahiers, papier, bic, crayons, ardoise, croyons,… Quant aux fournitures du bureau, il y a agrafes, agrafeuse, attaches, correcteurs (blanc et rouge) perforateur, feuille à lettre, papier duplicateur,…
Comment tient-on ce registre ?
Sur ce registre vous indiquez
Ø  La liste de fourniture que vous avez trouvé en prenant votre poste (lors de la remise et reprise) et celle que vous avez reçues au cours de l’année scolaire).
Ø  La liste de fournitures que vous avez attribués aux cours de l’année scolaire et celle qui restent au stock à la fin de l’année scolaire.
·    Vous notez les entrées et sorties, le jour même afin d’éviter les oublis.

5.   Inventaires du mobilier scolaire de matériel didactique, des manuels utilisés et fourniture scolaires

(Cfr documents tenue par le maître)

6.   Indicateurs des correspondances

Les correspondances, les lettres sont classées comme suit :
Celles de l’entrée dans une farde à part et celles des sorties dans une autre.
Quelques conseils pratiques dans la rédaction des lettres administratives
·    N’écrivez que les lettres nécessaires et faites les courtes.
·    Si vous avez à formuler une plainte ou si vous croyez devoir vous défendre, n’écrivez pas sous le coup d’émotion.
·    Soyez précis, écrivez simplement, il n’est pas bon de recourir aux tournures ambiguës.
-     Soyez toujours polie
-     Si vous avez un questionnaire à remplir, relise-le au moins deux fois pour ne rien et pour ne pas répondre à côté.
·    Le papier de fantaisie est à écarter de même que les feuilles de cahier, il est conseillé d’utiliser du papier blanc et bic bleu.
·    Soignez, votre écriture et autant que possible, prenez soin du stylo que vous utilisez.
·    Signez toujours lisiblement.

7.   Les archives scolaires

Les documents importants sont gardés dans une farde spéciale en vue de statistiques annuelles.

8.   Cahier des réunions pédagogiques

Au cours de la réunion pédagogique, le chef d’établissement annonce avant tout l’ordre du jour qui reprend les principaux points à débattre.
Les problèmes traités sont d’ordre :
-     Pédagogique : méthode, tenus des documents pédagogiques, innovation pédagogiques, les remarques générales sur les leçons.
-     Education : disciplines, conduites ou administration.
-     Psychologique : cause de l’échec, conflits interpersonnels.
Autres sujets d’actualité :
-     Instruction scolaires, circulaires, le rapport est établi dans un document approprié et les procès verbaux de réunions sont rédigés et lus à l’intention de tous les participants qui rappelleront les points inscrits à l’ordre du jour et les décisions arrêtées ou les solutions proposées. Rappelons pour mémoire qu’une réunion peut être aussi administrative, c’est lorsqu’elle traite des problèmes autres que les questions pédagogiques.

9.   Registre des certificats

C’est une farde ou document où on met tout les certificats (tous les dossiers de l’élève, …

10. Le carnet des visites de classes

Les visites de classes se fait périodiquement surtout dans les classes tenues par les enseignants débutants. Le directeur portera son attention particulière sur les grandes parties de la leçon le support entre l’objectif de la leçon et le contenu de la matière, les méthodes utilisées.
La maîtrise de la classe (discipline) la tenue des documents pédagogiques et en fin surtout sur l’activité feed back en classe sur l’application des élèves. A l’issue de ces visites, les remarques et les observations nécessaires seront faites à l’endroit du concerné en vue de lui permettre d’améliorer son rendement. Un bulletin d’appréciation sera ainsi rempli et annexé, après la prise de connaissance par l’intéressé dans un dossier (Cfr fiche d’appréciation d’une leçon).  

11. Le registre des résultats scolaires
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12. Registre des attestations d’études incomplètes.
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